Comment trier ses papiers ? 10 astuces pour vous aider
Les enveloppes oubliées au fond du tiroir de l’entrée, les bulletins de salaire éparpillés au fil des années, les factures mal archivées : classer ses les papiers administratifs est loin d’être une partie de plaisir pour nombre d’entre nous. Les documents s’accumulent, et vous ressentez désormais le besoin de désencombrer ; mais par où commencer ? L’organisation s’apprend : avec les bons outils et méthodes, il est plus facile de passer à l’action. Pour (enfin) trier vos papiers, voici dix astuces qui vous vont y aider.
1. S’accorder du temps pour trier ses papiers
Trier ses papiers, surtout quand on les a accumulés, peut paraître très chronophage. On peut se sentir découragé rien qu’à regarder les piles qui s’entassent dans le placard. Pourtant, le plus dur, c’est de lancer. Avec un peu d’effort et surtout beaucoup de rigueur, vous pouvez en venir à bout.
Pour trier vos papiers avec efficacité, il est important d’y consacrer un temps dédié. Vous devez procéder au classement de vos documents sans être interrompu·e par votre travail ou les enfants. Si vous êtes concentré·e sur ce que vous faites, vous y passerez moins de temps.
Pour rendre la tâche plus agréable, vous pouvez associer votre opération de tri à une ambiance positive. Mettez de la musique, diffusez des huiles essentielles, ou préparez-vous un café ou un thé.
2. Rassembler tous les documents à classer
Avant de commencer le tri à proprement parler, vous rassemblez tous les documents que vous devez classer. Vous inspectez tous les tiroirs et les armoires de votre maison ou de votre bureau pour y trouver tous les papiers à trier.
Sans vous attarder trop longuement sur leurs contenus, vous pouvez déjà distinguer les documents importants des papiers personnels. Ceux-là, comme les dessins de vos enfants ou les cartes postales des grands-parents, peuvent être rangés à part, dans une boîte à souvenir, par exemple.
Vous placez les papiers administratifs dans un carton : c’est ceux que nous allons classer ensemble.
3. Conserver uniquement les papiers essentiels
Pour la première partie du tri, vous scindez votre pile de papiers en deux tas : ceux à conserver et ceux à jeter.
Pour cela, vous vous concentrez sur les dates des documents. En France, pour chaque papier administratif, il existe une période légale de conservation, au cours de laquelle il devient une preuve en cas de litige. Le service public met à votre disposition un récapitulatif utile pour connaître la durée de détention de chaque document. Par exemple, vos fiches de paie se conservent à vie, tandis qu’une facture d’électricité est à garder cinq ans.
Passé le délai légal, vous n’avez plus aucune raison de conserver ces documents : ils deviennent obsolètes. Vous pouvez les extraire de vos archives et vous en débarrasser. Cela dit, s’agissant de papiers sensibles, il est vivement recommandé de les passer à la déchiqueteuse avant de les jeter.
4. Mettre à part les papiers urgents
Au cours de ce premier tri, vous découvrirez peut-être des retards de paiement ou des coordonnées de facturation qui ne sont plus à jour. Tous les papiers urgents, qui supposent une action de votre part, sont à mettre en évidence. Une fois votre classement terminé, il conviendra de vous en occuper, sans oublier de les archiver par la suite.
5. Catégoriser vos papiers
Impôts, santé, énergie, scolarité, travail, véhicules : autant de catégories que vous pouvez distinguer en triant vos papiers.
Pour mettre en place un système de classement efficace, vous triez vos documents par catégorie, puis par date. Si vous en avez beaucoup à archiver, vous pouvez différencier plusieurs sections au sein d’une catégorie principale. Par exemple, dans la catégorie « Travail », vous séparez vos contrats de travail de vos bulletins de salaire. Ils sont à classer par ordre chronologique, de façon à avoir accès aux documents les plus récents en premier. Il est important de garder accessible les papiers dont vous êtes le plus susceptible d’avoir besoin.
Il est primordial d’éviter les catégories telles que « Autres », « Divers », « en cours » ou « à trier ». Quelle que ce soit le nom que vous lui donnez, cela vous incitera à accumuler des documents sans réfléchir à leur classement. Si vous ne parvenez à pas le trier, vous pouvez vous demander s’il est pertinent de le garder. Si oui, réfléchissez à quoi vous pouvez l’associer ; si non, débarrassez-vous-en.
7. S’organiser efficacement : privilégier les classeurs de rangement
Les chemises de couleur qui s’entassent dans les tiroirs sont à proscrire. Elles n’offrent pas la visibilité nécessaire pour accéder à vos documents. Il est préférable de privilégier des classeurs épais et de bonne qualité, pour qu’ils durent dans le temps. Les classeurs à levier constituent le système de rangement le plus classique, mais surtout le plus efficace.
Pour chaque catégorie que vous avez identifiée, vous pouvez mettre en place un classeur dédié. L’important est de choisir un classement qui soit simple pour vous. Si cela devient trop complexe, vous rechignerez à nouveau par la suite à classer vos papiers.
Vos documents les plus importants, comme ceux que vous devez conserver à vie, doivent être soigneusement archivés. Pour cela, vous pouvez utiliser des outils dédiés, comme les classeurs JOB. Ils vous permettent de consigner jusqu’à vingt ans de vie professionnelle à un seul endroit. Déjà compartimentés avec des intercalaires, votre processus de rangement est facilité. Vous pouvez même y inclure vos contrats de stage ou d’alternance : eux aussi sont à garder à vie.
8. Numériser les documents importants
Il est plus facile de retrouver des documents sur votre ordinateur que dans vos armoires d’archives. C’est pourquoi vous pouvez numériser les papiers que vous jugez les plus importants.
Des services Cloud sécurisés peuvent aussi vous permettre de stocker vos données en ligne. Si vous les gardez sur un disque dur, il est recommandé de faire une copie de vos sauvegardes (« back up« ). En cas de défaillance, elle vous permettra de récupérer vos documents.
9. Opter pour la dématérialisation
La digitalisation vaut aussi pour vos futurs documents administratifs. Pour faciliter votre organisation, vous pouvez limiter le flux de courriers papiers.
La plupart des entreprises proposent aujourd’hui de dématérialiser les contrats et les factures. Ils sont soit envoyés par e-mail, soit disponibles dans votre espace client. Vous avez ainsi plus facilement accès à vos documents administratifs, sans avoir à vous soucier de leur tri.
10. Mettre en place une routine pour trier vos papiers
Pour éviter l’amoncellement de documents, l’important est de s’atteler à leur classement régulièrement. Cela demande de la discipline en instaurant une routine dédiée à cette tâche. On a toujours tendance à repousser celles que l’on ne veut pas faire. Or plus on en retarde l’exécution, plus il devient difficile de s’y mettre.
Au bureau, vous pouvez consacrer cinq minutes par jour au tri de vos papiers. Cela peut se faire soit le matin en ouvrant votre courrier, soit le soir quand vous désencombrez votre bureau.
À la maison, le tri peut être hebdomadaire. Vous avez seulement besoin de moins de trente minutes pour trier les courriers reçus dans la semaine. Puis, une fois par an, vous retournez à vos archives et vous vous débarrassez des papiers devenus obsolètes. Vos classeurs de rangement ne contiennent que l’essentiel.
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Meta description : Classer ses papiers administratifs peut être un véritable défi. Pour désencombrer vos armoires de bureaux et votre esprit, voici 10 conseils faciles à appliquer.